Ponad 3 miliony Polaków musi iść do urzędu. Jak uniknąć gigantycznych kolejek?

Rok 2025 stawia Polaków przed wymianą ponad 3,3 miliona dowodów osobistych. To może oznaczać gigantyczne kolejki w urzędach i frustrację obywateli. Problem dotyczy co dziesiątego Polaka, a brak reakcji może skutkować dotkliwymi konsekwencjami finansowymi. Kto musi wymienić dokument i jak zrobić to sprawnie, unikając wielogodzinnego oczekiwania w urzędowych korytarzach?

Fot. Warszawa w Pigułce

Ministerstwo Cyfryzacji potwierdziło, iż w 2025 roku wygasa ważność rekordowej liczby dokumentów tożsamości – dokładnie 3 milionów 371 tysięcy dowodów osobistych według danych z rejestru PESEL na początek grudnia 2024 roku. Ta bezprecedensowa skala wynika z nałożenia się terminów ważności dokumentów wydawanych 10 lat temu. Szczególnie dotyczy to dwóch grup wiekowych.

Pierwsza z nich to osoby urodzone w 1997 roku, które w 2015 roku otrzymywały swoje pierwsze dowody osobiste po osiągnięciu pełnoletności. Druga znacząca grupa to obywatele urodzeni w 1987 roku, którzy również stoją przed koniecznością wymiany dokumentów, o ile nie zrobili tego wcześniej z powodu zmiany nazwiska, zgubienia czy kradzieży.

Eksperci ds. administracji publicznej ostrzegają, iż jeżeli większość osób odłoży wymianę dokumentu na ostatnią chwilę, urzędy mogą zostać sparaliżowane. W niektórych placówkach, szczególnie w dużych miastach, czas oczekiwania na możliwość złożenia wniosku może się wydłużyć choćby do kilku tygodni. To niepokojąca perspektywa, zwłaszcza iż konsekwencje posługiwania się nieważnym dowodem osobistym są poważne.

Zgodnie z ustawą o dowodzie osobistym, za uchylanie się od obowiązku posiadania lub wymiany dokumentu tożsamości grozi kara ograniczenia wolności albo grzywna, która może sięgnąć choćby 5 tysięcy złotych. To nie wszystko – brak ważnego dowodu osobistego uniemożliwia załatwienie wielu innych spraw urzędowych, zaciągnięcie kredytu, podpisanie umowy o pracę czy choćby odbiór przesyłki poleconej.

Poza upływem terminu ważności, istnieje kilka innych sytuacji, w których konieczna jest wymiana dowodu osobistego. Obowiązek ten dotyczy osób, które ukończyły 18 lat, zmieniły dane osobowe (np. nazwisko po ślubie), przeszły znaczącą zmianę wyglądu (utrudniającą identyfikację), zgubiły dokument lub padły ofiarą jego kradzieży, a także w przypadku unieważnienia certyfikatów zawartych w dowodzie.

Jak skutecznie poradzić sobie z wymianą dowodu, unikając frustrujących kolejek? Doświadczenia z poprzednich lat pokazują, iż najważniejsze jest odpowiednie zaplanowanie całego procesu. Pierwsza i najważniejsza zasada – nie czekaj do ostatniej chwili. Wniosek o nowy dowód można złożyć już na 180 dni przed upływem terminu ważności obecnego dokumentu. Wykorzystanie tej możliwości znacząco zwiększa szanse na sprawne załatwienie sprawy.

Administracja publiczna oferuje dziś kilka ścieżek załatwienia formalności. Wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego można złożyć w dowolnym urzędzie gminy, niezależnie od miejsca zameldowania czy zamieszkania. To dobra wiadomość dla osób pracujących lub studiujących z dala od swojego miejsca zameldowania. Warto rozważyć złożenie wniosku w mniejszej miejscowości, gdzie kolejki są zwykle krótsze niż w dużych miastach.

Coraz popularniejszą opcją jest składanie wniosku przez internet, za pośrednictwem portalu Gov.pl. Wymaga to posiadania profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Choć elektroniczne złożenie wniosku nie eliminuje całkowicie konieczności wizyty w urzędzie, znacząco ułatwia cały proces. Po złożeniu wniosku online należy w ciągu 30 dni odwiedzić wybrany urząd, aby pobrać odciski palców i złożyć wzór podpisu. Podczas tej wizyty warto wcześniej zarezerwować konkretny termin przez system elektroniczny, który oferuje coraz więcej urzędów.

Bez względu na wybraną metodę złożenia wniosku, konieczne jest przygotowanie kilku elementów. Przede wszystkim potrzebne jest aktualne zdjęcie spełniające ściśle określone wymogi – wykonane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku, przedstawiające twarz na jasnym, jednolitym tle, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami (z wyjątkami podyktowanymi względami religijnymi lub medycznymi).

Oprócz zdjęcia, niezbędny będzie także dotychczasowy dowód osobisty lub paszport. W przypadku zgubienia lub kradzieży dowodu, należy najpierw zgłosić ten fakt w dowolnym urzędzie gminy lub przez internet, a następnie złożyć wniosek o nowy dokument. Warto pamiętać, iż przy składaniu wniosku online zdjęcie musi być w formie elektronicznej i zgodne z określonym formatem.

Dobra informacja jest taka, iż sama wymiana dowodu osobistego jest bezpłatna. Nie ma żadnych opłat skarbowych ani innych kosztów administracyjnych związanych z wydaniem nowego dokumentu. Jedyny wydatek to koszt wykonania fotografii, która powinna spełniać oficjalne wymogi.

Po złożeniu kompletnego wniosku, nowy dowód osobisty powinien być gotowy do odbioru w ciągu 30 dni. W praktyce, poza okresami szczególnego spiętrzenia wniosków, dokument jest często dostępny wcześniej. O możliwości odbioru dowodu urząd powiadamia wnioskodawcę – zwykle drogą telefoniczną lub mailową, dlatego ważne jest podanie aktualnych danych kontaktowych.

Odbierając nowy dowód osobisty, należy przynieść dotychczasowy dokument (o ile nie został zgubiony lub skradziony). Stary dowód zostanie unieważniony przez urzędnika poprzez przedziurkowanie. Odbioru musi dokonać osobiście wnioskodawca, w przypadku osób niepełnoletnich – rodzic lub opiekun prawny.

Warto wiedzieć, iż nowe dowody osobiste, wydawane od 2019 roku, zawierają dodatkowe zabezpieczenia i funkcjonalności, w tym warstwę elektroniczną. Umożliwia ona m.in. potwierdzanie tożsamości w systemach elektronicznych oraz składanie podpisu elektronicznego. Nowoczesne dowody zawierają również odciski palców, co stanowi dodatkowy element zabezpieczający przed fałszowaniem.

Eksperci z urzędów wojewódzkich radzą, by planując wymianę dowodu, wybrać mniej popularny dzień i porę. Z obserwacji wynika, iż największe kolejki tworzą się w poniedziałki oraz w godzinach porannych. Złożenie wniosku w środku tygodnia, najlepiej po południu, może znacząco skrócić czas oczekiwania.

Niektóre urzędy wprowadzają również innowacyjne rozwiązania, mające na celu usprawnienie procesu wymiany dokumentów. Coraz popularniejsze stają się mobilne punkty obsługi, które pojawiają się w galeriach handlowych, na uczelniach czy w dużych zakładach pracy. Warto śledzić informacje publikowane przez lokalne urzędy, by wykorzystać takie możliwości.

Dla osób starszych lub z niepełnosprawnościami przewidziane są specjalne ułatwienia. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest złożenie wniosku poza urzędem – np. w miejscu zamieszkania wnioskodawcy. Wymaga to wcześniejszego kontaktu z urzędem i uzgodnienia szczegółów takiej wizyty.

Biorąc pod uwagę bezprecedensową skalę wymiany dowodów w 2025 roku, warto rozważyć skorzystanie z jednej z opisanych powyżej strategii. Wczesne zaplanowanie wymiany dokumentu, wykorzystanie możliwości złożenia wniosku online oraz świadome wybranie terminu wizyty w urzędzie mogą uchronić przed staniem w wielogodzinnych kolejkach.

Na koniec warto przypomnieć, iż dowód osobisty to nie tylko dokument potwierdzający tożsamość, ale również przepustka do załatwiania wielu spraw urzędowych i prywatnych. Jego brak lub nieważność może skutecznie skomplikować życie, dlatego warto potraktować wymianę priorytetowo i nie odkładać jej na ostatnią chwilę. Przygotowując się odpowiednio wcześnie, możemy uniknąć stresu i zapewnić sobie spokój na kolejną dekadę – do następnej wymiany.