Koniec ze skrzynkami na listy od 2026 roku, a... nieobecni będą płacić listonoszowi

To rozwiązanie pozwala uniknąć wizyty w urzędzie pocztowym, co dla wielu jest dużym ułatwieniem. Jednocześnie w tle zachodzą poważne zmiany w systemie doręczania korespondencji z instytucji publicznych, które od najbliższego roku będą działać już wyłącznie w formie elektronicznej dla osób posiadających adres do doręczeń cyfrowych.

e-Doręczenia i cyfrowa rewolucja w korespondencji urzędowej

System e-Doręczeń stale rośnie, a liczby jasno pokazują skalę cyfrowej transformacji. W bazie znajduje się już ponad 2 miliony skrzynek odbiorczych, a aż 75 procent z nich założono tylko w 2025 roku. To dowód na to, iż Polacy w szybkim tempie przyzwyczajają się do obsługi oficjalnych spraw w sposób elektroniczny.

Łącznie nadano w systemie 38,7 miliona przesyłek, w tym:

• 12 milionów cyfrowych listów poleconych,
• 26,7 miliona przesyłek hybrydowych, które najpierw istnieją jako dokument cyfrowy, a następnie są drukowane i dostarczane do skrzynek tradycyjnych.

Aż 92 procent całej korespondencji obsłużonej w systemie – ponad 35,6 miliona przesyłek – trafiło do adresatów w 2025 roku, z czego 11,9 miliona było w pełni cyfrowych. To skala, której wcześniej w polskiej administracji nie notowano.

Doręczenie na życzenie – kiedy nie odebrałeś listu

Gdy odbiorca nie zastanie listonosza i znaleźć w skrzynce awizo, wciąż może skorzystać z usługi „Doręczenie na życzenie” i zamówić ponowne dostarczenie przesyłki. Koszt tego działania wynosi 4,50 zł, a sama procedura jest prosta i dostępna na trzy sposoby.

Można to zrobić:

• wypełniając formularz elektroniczny,
• kontaktując się telefonicznie z placówką,
• przekazując druk listonoszowi podczas następnej wizyty.

Dodatkowo odbiorca może wskazać przedział czasowy, w którym chce ponownie otrzymać przesyłkę. Do wyboru są konkretne okna doręczeń:

• od 9:00 do 13:00,
• od 13:00 do 15:00,
• od 15:00 do 19:00.

Trzeba jednak pamiętać, iż dostępność tych godzin zależy od funkcjonowania danej placówki, dlatego nie zawsze możliwy jest każdy przedział czasowy.

Zmiany od 2026 roku – tradycyjne awizo znika przy korespondencji urzędowej

Nadchodzące zmiany sprawią, iż od 1 stycznia 2026 roku listonosz przestanie umieszczać tradycyjne powiadomienia o przesyłkach urzędowych. Osoby posiadające adres do doręczeń elektronicznych będą odbierać całe pismo w formie cyfrowej – bez papierowego potwierdzenia czy wizyty w placówce.

To oznacza, iż obowiązek regularnego sprawdzania skrzynki e-Doręczeń stanie się kluczowy. W przeciwnym razie korespondencja może zostać uznana za doręczoną, choćby jeżeli obywatel nie otworzył dokumentu. Dlatego wiele osób postrzega usługę ponownego doręczenia przesyłki jako ostatni bezpośredni kontakt z tradycyjnym formatem, zanim cyfryzacja wejdzie na pełne obroty.

Kogo nie obejmie ponowne doręczenie

Nie każda przesyłka kwalifikuje się do ponownego doręczenia. W przypadku pism o znaczeniu prawnym odbiór musi odbyć się osobiście. Listonosz nie dostarczy ponownie korespondencji wysłanej przez:

• sądy,
• prokuratury,
• komorników sądowych,
• organy ścigania.

Odbiór takiej przesyłki wymaga okazania dokumentu tożsamości oraz złożenia własnoręcznego podpisu. W praktyce oznacza to konieczność stawienia się w placówce, bez możliwości skorzystania z dodatkowo płatnego doręczenia.

e-Polecony jako alternatywa dla klientów prywatnych

Poza systemem e-Doręczeń funkcjonuje również usługa e-Polecony, przeznaczona do cyfrowej wymiany listów poleconych między podmiotami prywatnymi – na przykład pomiędzy firmą a osobą fizyczną. Jest to pełna, cyfrowa forma komunikacji, która nie wymaga udziału instytucji publicznej.

Różnice między obiema usługami są wyraźne:

• e-Doręczenia są bezpłatne dla obywatela, ale zawsze uczestniczy w nich urząd lub instytucja publiczna,
• e-Polecony jest usługą płatną, ale funkcjonuje wyłącznie w relacjach niepublicznych.

Kluczowe znaczenie ponownego doręczenia w okresie zmian

W czasie, gdy systemy cyfrowe przejmują odpowiedzialność za obsługę urzędowej korespondencji, możliwość zamówienia drugiego doręczenia wciąż pozostaje rozwiązaniem praktycznym. Usługa ta ma znaczenie zwłaszcza dla osób, które nie korzystają jeszcze z narzędzi elektronicznych, bądź z różnych powodów nie chcą rezygnować z tradycyjnego odbioru.

Dodatkowa opłata za ponowną wizytę listonosza jest zatem realnym sposobem na ułatwienie sobie codziennych obowiązków, a dla niektórych – jedyną opcją, by otrzymać przesyłkę bez konieczności wizyty w placówce.