Masz służbową kartę płatniczą? Nigdy tego nie rób, bo wkroczy prokurator

Kilka dni temu I Wydział Śledczy Prokuratury Okręgowej w Ostrowie Wielkopolskim ogłosił zarzuty wobec szefa spółki miejskiej - 49-letniego mieszkańca Ostrowa Wielkopolskiego. Jak przekazał rzecznik prasowy prokuratury, prok. Maciej Meler, z ustaleń postępowania wynika, iż w okresie od 9 stycznia do 19 lutego 2025 roku na terenie Polski oraz innych miejscowości w Europie podejrzany przywłaszczył powierzone mu mienie o wartości ponad 10 800 zł.

- Dysponując dostępem do rachunku bankowego spółki oraz służbową kartą płatniczą, dokonywał w czasie urlopu płatności, które nie miały żadnego związku z realizacją zadań na rzecz zarządzanego podmiotu - ustalono.

Czyn ten został zakwalifikowany z art. 284 § 2 Kodeksu karnego jako przywłaszczenie powierzonego mienia. Mężczyźnie grozi kara od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności. Chodzi o przywłaszczenie.

https://zwielkopolski24.pl/wiadomosci/afera-prezesow-jeden-mial-przyjmowac-lapowki-drugi-placic-sluzbowa-karta-na-wakacjach/DwUbwW4XhE8115EmEBrw

Służbowa karta kredytowa - jak korzystać z niej prawidłowo?

Służbowa karta kredytowa ułatwia opłacanie wydatków związanych z pracą, takich jak podróże służbowe, noclegi, szkolenia czy zakup materiałów potrzebnych do wykonywania obowiązków. Aby korzystać z niej prawidłowo, należy przestrzegać zasad określonych przez pracodawcę i dbać o adekwatne dokumentowanie transakcji.

Karta służbowa nie oznacza dowolności w wydawaniu środków. Każda transakcja powinna mieć uzasadnienie biznesowe i być możliwa do zweryfikowania. Szczegółowe zasady dotyczące limitów, akceptacji wydatków, terminów rozliczeń i odpowiedzialności użytkownika powinny wynikać z wewnętrznej polityki firmy.

Obowiązuje zarządzenie Ministra Finansów z 29 grudnia 2022 r. dotyczące zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych w obszarze administracji objętym regulacjami dotyczącymi wydatkowania środków publicznych.

Jak wskazują eksperci, prywatna firma może ustalić podobne zasady w wewnętrznym regulaminie lub umowie z pracownikiem. Może na przykład określić: jakie zakupy wolno opłacać kartą, limity i osoby uprawnione, obowiązek dostarczania faktur oraz opisywania wydatków, terminy rozliczeń i zasady odpowiedzialności za nieprawidłowe użycie karty.

Takie zasady należy oceniać na podstawie regulacji adekwatnych dla danej firmy, umów oraz ogólnie obowiązujących przepisów - a nie bezpośrednio na podstawie wspomnianego zarządzenia.

Co ważne - spółki komunalne, choć należą do samorządów i realizują zadania publiczne, zwykle działają w formie spółek prawa handlowego. Oznacza to, iż zasady korzystania z kart służbowych przez ich prezesów, członków zarządu i pracowników należy oceniać przede wszystkim na podstawie przepisów dotyczących spółek, zasad gospodarowania majątkiem spółki oraz obowiązujących w niej regulacji wewnętrznych.

Czy można płacić kartą służbową za prywatne zakupy?

Karta służbowa powinna służyć celom związanym z działalnością firmy. Zakupy prywatne opłacane kartą spółki mogą prowadzić do powstania obowiązku zwrotu pieniędzy, odpowiedzialności wobec spółki, a zależnie od okoliczności również konsekwencji podatkowych lub karnych. Nie każda nieprawidłowa transakcja automatycznie oznacza przestępstwo. Znaczenie mają m.in. cel wydatku, zgoda na jego poniesienie, sposób rozliczenia i ewentualna szkoda.

- Bywa, iż ktoś z rozpędu, nierzadko w roztargnieniu, czy natłoku codziennych obowiązków - co w przypadku osób zarządzających nie jest rzadkością - skorzysta z karty służbowej. Taki wydatek powinien być jednak gwałtownie opisany i wyjaśniony, a jeżeli tego wymaga sytuacja - środki zwrócone - tłumaczy osoba z branży finansowej.

A co z pieniędzmi publicznymi? istotny wyjątek dotyczy sytuacji, w których spółce przekazano środki publiczne do wykorzystania lub dysponowania nimi. W takich przypadkach mogą mieć zastosowanie określone przepisy ustawy o finansach publicznych lub ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych - zależnie od rodzaju środków, podstawy ich przekazania i wykonywanych obowiązków.

Nie oznacza to jednak, iż każda płatność kartą spółki komunalnej automatycznie podlega tym regulacjom.

https://zwielkopolski24.pl/praca/tyle-komornik-bedzie-mogl-zabrac-z-wyplaty-po-podwyzce-placy-minimalnej/23RQLph54eRC0UCVFujD

Jakie zasady powinna stosować spółka komunalna?

Dobrą praktyką jest przyjęcie pisemnego regulaminu kart służbowych, który określa: osoby uprawnione do korzystania z kart, dopuszczalne rodzaje wydatków i limity, obowiązek przedstawiania faktur, rachunków i uzasadnień, sposób i terminy rozliczania transakcji, procedurę zgłaszania transakcji nieuprawnionych, zasady kontroli wydatków prezesa, członków zarządu i pozostałych pracowników.

Najważniejsze zasady korzystania z karty służbowej:

• Płać wyłącznie za wydatki służbowe.
• Nie używaj karty do zakupów prywatnych, chyba iż obowiązujące zasady wyraźnie dopuszczają określone wyjątki.
• Przestrzegaj limitów i uprawnień.
• Przed dokonaniem zakupu sprawdź, czy wydatek mieści się w przyznanym limicie i został odpowiednio zatwierdzony.
• Zbieraj dokumenty.
• Zachowuj faktury, rachunki i potwierdzenia płatności, a następnie przekazuj je do rozliczenia zgodnie z procedurami firmy.Rozliczaj wydatki terminowo. Opisuj transakcje i wyjaśniaj ich związek z obowiązkami służbowymi.
• Chroń kartę i dane.
• Nie udostępniaj karty, kodu PIN ani danych logowania.
• Nie zapisuj poufnych danych w łatwo dostępnym miejscu i korzystaj wyłącznie z bezpiecznych metod płatności.
• Reaguj na nieprawidłowości.
• W przypadku zgubienia karty, podejrzenia oszustwa lub nieznanej transakcji niezwłocznie zablokuj kartę i powiadom bank oraz osobę odpowiedzialną w firmie.