Masz działalność? Jedna faktura może uruchomić kontrolę skarbówki. Fiskus bezlitosny dla drobnych firm

W ostatnich miesiącach coraz więcej właścicieli firm otrzymuje zaskakujące pisma z urzędów skarbowych. System wykrywa nieprawidłowości automatycznie, a każda niepozorna faktura może uruchomić lawinę konsekwencji. To sygnał, iż podejście do rozliczeń kosztów właśnie się zmienia.

Fot. Warszawa w Pigułce

Fiskus nie odpuszcza choćby drobiazgów

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych coraz częściej przekonują się, jak kilka trzeba, by znaleźć się pod lupą urzędników skarbowych. Wystarczy jedna podejrzana faktura, nietypowy wydatek lub nieprecyzyjny opis kosztu, by rozpoczęła się kontrola, a urząd zakwestionował część rozliczeń. Mandaty, wezwania do korekty i cofanie kosztów uzyskania przychodu stają się codziennością, szczególnie wśród drobnych przedsiębiorców.

Skala interwencji rośnie – fiskus wykorzystuje zautomatyzowane systemy, które wyłapują nieścisłości w rozliczeniach. W wielu przypadkach urzędnicy nie informują od razu o wszczęciu kontroli, tylko od razu występują z wezwaniem do złożenia wyjaśnień lub korekty deklaracji. Taki manewr często kończy się grzywną lub koniecznością zwrotu nadpłaconego podatku.

Najczęstsze problemy: sprzęt, paliwo, „zbyt ogólne” opisy

Najwięcej kontrowersji dotyczy kosztów, które przedsiębiorcy uznają za oczywiste, a fiskus widzi inaczej. Chodzi m.in. o zakup sprzętu elektronicznego, opłaty za paliwo czy usługi związane z marketingiem. jeżeli wydatek nie ma bezpośredniego związku z profilem działalności albo faktura zawiera nieprecyzyjny opis, urząd może uznać, iż koszt nie miał związku z prowadzoną firmą.

Niektóre urzędy kwestionują choćby abonamenty telefoniczne, jeżeli z umowy wynika, iż urządzenie wykorzystywane jest również prywatnie. W przypadku samochodów problematyczne staje się rozliczanie paliwa, jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji przebiegu lub nie ma jednoznacznych dowodów na wykorzystanie auta wyłącznie służbowo.

Mandaty lecą lawinowo

W ostatnich miesiącach obserwuje się znaczący wzrost liczby mandatów za nieprawidłowe rozliczenia kosztów. Fiskus coraz rzadziej kończy sprawę na pouczeniu – choćby drobne uchybienia mogą skutkować karą finansową. Szczególnie ostro traktowane są próby „rozciągania” kategorii kosztów na wydatki o charakterze prywatnym.

Eksperci podatkowi radzą, by zachować wyjątkową ostrożność przy zaliczaniu wydatków do kosztów działalności i każdorazowo archiwizować dowody, które potwierdzają związek zakupu z firmą. W razie wątpliwości fiskus nie domyśla się intencji podatnika – działa literalnie, a jego interpretacja rzadko jest korzystna.

System śledzi, urząd działa

Coraz większą rolę w wytypowaniu podatników do kontroli odgrywają algorytmy Krajowej Administracji Skarbowej. Porównują one dane z JPK_VAT, ZUS, rejestrów CEIDG i innych źródeł. W efekcie nie trzeba choćby donosu ani anonimowego sygnału – wystarczy faktura, która „odbiega od wzorca”.

To zła wiadomość dla tych, którzy przez lata korzystali z elastycznego podejścia do kosztów. Teraz wystarczy jeden błąd, by fiskus zakwestionował całą serię wydatków, a w konsekwencji obciążył przedsiębiorcę grzywną lub wezwał do zwrotu pieniędzy.