Kontrole bez zapowiedzi: urzędnicy mogą pojawić się w każdej chwili

Coraz rzadziej urząd musi uprzedzać o kontroli. Zgodnie z polskim prawem już dziś możliwe są inspekcje bez wcześniejszego zawiadomienia – zarówno wobec firm, jak i osób prywatnych. Ten trend się nasila. Przedsiębiorcy z wielu branż muszą być gotowi na to, iż urzędnicy zapukają do drzwi z dnia na dzień.

Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce

Branże wysokiego ryzyka na celowniku

Eksperci nie mają wątpliwości – regularna kontrola dokumentacji to dziś konieczność. Szczególnie w gastronomii, budownictwie czy handlu online, gdzie nieprawidłowości zdarzają się częściej. W takich sektorach wizyty bez zapowiedzi nie są już rzadkością. W przypadku kontroli celno-skarbowej urzędnicy mogą wkroczyć bez żadnego uprzedzenia, by zabezpieczyć dokumenty lub wykonać inne czynności dowodowe.

To samo dotyczy czynności sprawdzających – urzędy skarbowe mogą żądać faktur, umów czy ewidencji sprzedaży bez informowania podatnika z wyprzedzeniem. Podobne uprawnienia posiada ZUS, zwłaszcza w razie podejrzeń naruszenia przepisów. o ile dokumenty nie są gotowe, a przedsiębiorca nieobecny, może to zostać potraktowane jako utrudnianie czynności. A to już grozi karami finansowymi.

ZUS i zwolnienia lekarskie – sztuczna inteligencja typuje podejrzanych

Nie tylko firmy muszą mieć się na baczności. ZUS prowadzi intensywne kontrole osób przebywających na zwolnieniach lekarskich. Choć krótkie L4 zwykle nie są sprawdzane, to dłuższe lub częste nieobecności przyciągają uwagę algorytmów. Sztuczna inteligencja ZUS-u samodzielnie typuje osoby do kontroli, a urzędnicy mogą zjawić się w dowolnym momencie – bez zapowiedzi.

W 2024 roku takich kontroli było wyjątkowo dużo. Tylko w III kwartale ZUS odwiedził ponad 115 tysięcy osób. Od stycznia do września przeprowadzono 376 tysięcy kontroli, z czego aż 27,8 tysiąca zakończyło się wstrzymaniem wypłaty zasiłku.

Czego ZUS nie toleruje na zwolnieniu

ZUS sprawdza, czy osoba przebywająca na L4 stosuje się do zaleceń lekarskich. Nie chodzi tylko o niepodejmowanie pracy – kontrolerzy zwracają też uwagę na sposób spędzania zwolnienia. Można wyjść do apteki czy lekarza, ale wyjazd na wakacje lub remont mieszkania może skończyć się odebraniem zasiłku. realizowane są prace nad zmianami przepisów dla osób pracujących dla wielu pracodawców – w przyszłości będą one mogły uzgodnić z lekarzem, który zakres pracy można kontynuować. Na razie jednak obowiązuje pełna restrykcja.

Nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia może skutkować nie tylko odebraniem świadczenia i obowiązkiem zwrotu pieniędzy z odsetkami, ale także zwolnieniem dyscyplinarnym z pracy.

Cyfrowa dokumentacja i gotowość do kontroli

Prawnicy doradzają jedno: gotowość do kontroli to dziś standardowy obowiązek. Dokumenty muszą być prowadzone na bieżąco, a dane w CEIDG lub KRS – zawsze aktualne. W przypadku nieobecności właściciela konieczne jest przygotowanie pełnomocnictw dla osób upoważnionych do reprezentacji.

Coraz więcej firm digitalizuje faktury i umowy. Cyfrowe archiwum pozwala gwałtownie reagować na żądania urzędników. Warto również ustalić z biurem rachunkowym, jak udostępniać dokumenty w razie nagłej kontroli.

Nie tylko przepisy, ale też praktyka

Choć w 2025 roku nie zmieniono ustaw dotyczących kontroli, urzędnicy znacznie częściej korzystają z istniejących możliwości. Niezapowiedziane wizyty nie są już wyjątkiem. Brak przygotowania może oznaczać nie tylko stres, ale i poważne konsekwencje finansowe.

Co więcej, kontrole dotyczą dziś nie tylko firm. Osoby korzystające ze świadczeń ZUS czy przebywające na L4 także muszą być gotowe do udowodnienia, iż wszystko odbywa się zgodnie z przepisami. Dobrze prowadzona dokumentacja, znajomość praw i obowiązków oraz ostrożność to dziś obowiązkowe elementy codziennego funkcjonowania – zarówno w biznesie, jak i w życiu prywatnym.