W SOBOTĘ W SKARBÓWCE NA CIEBIE CZEKAJĄ. DZIEŃ PÓŹNIEJ RUSZA KSEF!

KSEF, czyli Krajowy System Faktury Elektronicznej nie dotyczy konsumentów. Dla nich nic się nie zmienia. Małe firmy po 1 lutego będą musiały przyjmować część faktur w KSEF, a wystawiać od 1 kwietnia. Ale aż do końca 2026 roku przedsiębiorcy i mali i duzi mogą wystawiać faktury w KSEF i „tradycyjnie”, jak dotychczas, czyli poza ksef. Komunikat Krajowej Administracji Skarbowej dotyczący dyżurów: „Przedsiębiorco, przygotuj się na KSeF. Dzień otwarty i dłuższe godziny funkcjonowania urzędów skarbowych • W najbliższą sobotę 31 stycznia urzędy skarbowe (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) zapraszają na dzień otwarty z Krajowym System e-Faktur. • Wcześniej, bo od 26 do 30 stycznia, urzędy skarbowe będą otwarte do godz. 20:00. • To ostatni moment, by rozwiać swoje wątpliwości przed 1 lutego, gdy w życie wchodzi KSeF. 31 stycznia we wszystkich urzędach skarbowych woj. śląskiego (z wyjątkiem wyspecjalizowanych urzędów skarbowych, tj. I Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu i II Śląskiego Urzędu Skarbowego w Bielsku-Białej) obędzie się dzień otwarty z Krajowym Systemem e-Faktur. Wcześniej dni otwarte odbyły się w weekend 24-25 stycznia.Podczas dnia otwartego każdy zainteresowany będzie mógł spotkać się z pracownikiem urzędu i uzyskać indywidualne wyjaśnienia, zadać pytania oraz przetestować system KSeF w zakresie logowania i odbierania faktur. Dyżurujący pracownicy udzielą informacji nt. systemu KSeF oraz omówią najważniejsze kroki jakie należy podjąć, aby przygotować się do obsługi systemu KSeF. Pytania pracownikom śląskiej Krajowej Administracji Skarbowej będzie można również osobiście zadać w tygodniu od 26 do 30 stycznia. W tych dniach urzędy skarbowe są otwarte do wieczora. Eksperci czekają na zainteresowanych KSeF-em aż do godz. 20:00. Niezależnie od dni otwartych, do 11 lutego br. w jednostkach KAS w całej Polsce trwa cykl Środy z KSeF. Podczas styczniowo-lutowych spotkań eksperci przekażą przedsiębiorcom najważniejsze i praktyczne informacje jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Szkolenia realizowane są w każdą środę: w izbach administracji skarbowej - szkolenia on-line w godzinach 10.00–12.00 oraz 14.00–16.00,w każdym urzędzie skarbowym w Polsce (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) – szkolenia stacjonarne w godzinach 10.00–12.00.Więcej informacji nt. szkoleń z KSeF w woj. śląskim znajdziesz na stronie slaskie.kas.gov.pl”BAŁAGAN INFORMACYJNY, NIEZROZUMIAŁE PORADNIKIKSEF to elektroniczny obieg faktur w całym polskim systemie podatkowym. Dotyczy firm, nie osób prywatnych. Wielkie przedsiębiorstwa, firmy o obrotach powyżej 2 mln zł do ksef wchodzą obowiązkowo od 1 lutego 2026, ale dalej mogą wysyłać do klientów faktury również papierowe albo mailem. Tak dostajemy zwykle za np. telefon, albo prąd. Ale ważne są stacje benzynowe. Jednie firmy ogłosiły, iż od 1 stycznia będą jednak drukowały klientom faktury na stacjach (dodatkowo trafią one też do ksef), inne np. Orlen zapowiedział, iż będzie wystawiał faktury tylko do KSEF, czyli po zatankowaniu i zapłaceniu za paliwo drobny przedsiębiorca odjechałby z Orlenu bez faktury. Ale już się to zmieniło. Orlen zapowiedział, iż będzie stosował system podwójny. Obawy firm są takie, iż jak klient nie dostanie faktury papierowej to będzie unikał tych stacji paliw. Stąd obawa Orlenu i zmiana zapowiedzi. To nie jedyny przykład bałaganu, jaki już jest, o czy mówią specjaliści, zwłaszcza z dużych firm wdrażających ksef w firmach, księgowi, już jest. Niestety wiele w tym winy Krajowej Administracji Skarbowej. Zarówno specjaliści jak i właściciele oraz księgowi firm narzekają na nieczytelne, kompletnie nieprzydatne poradniki. Żeby zrozumieć jak przebrnąć rejestrację, dodanie swojej firmy to ksef, strony rządowe są kompletnie nieprzydatne. Powiemy na swoim przykładzie, gdyż nasze tygodniki to też małe przedsiębiorstwo. Dodatkowo działające jako spółka cywilna. JDG (jednoosobowa) działalność gospodarcza przebrnie jeden szczebel łatwiej. Swoją firmę do ksef może dodać wykorzystując profil zaufany. Spółka cywilna najpierw musi upoważnić jednego ze wspólników a to wymaga wysłania do swojego Urzędu Skarbowego zgłoszenia ZAW-FA. Nam udało się do zrobić przez e-urząd skarbowy. Trochę z ciekawości, czy „przejdzie” ZAW-FA podpisane elektronicznie przez wspólników. Przeszło. Tu jedna pozytywna wiadomość. Całkiem sprawnie działa aplikacja podpis.gov.pl https://podpis.gov.pl/podpisz-dokument-elektronicznie/Płatny program do faktur czy e-mikrofirma? Problemem jest połączenie go z KSEF. To chyba ruszy po 1 lutego. Ale Krajowa Administracja Skarbowa na ten temat przekazuje niezrozumiałe komunikatyKorzystamy z systemu do faktur, ale od wielu lat bez aktualizacji (nie było to potrzebne). Ten sam program z modułem do wysyłania faktur do ksef to konieczność wejścia w licencje roczne. Koszt jakieś 300 zł/rok. Wstrzymujemy się. Po pierwsze: do końca 2026 Urząd Skarbowy pozwala na takie wystawianie faktur. Nieprawidłowe, ale bez kar. Jak słyszymy, choćby Orlen na to się zdecydował. Choć docelowo -co przyznajemy- program połączony z ksef będzie z pewnością wygodniejszy. Poczekamy. Sprawdzimy inne programy. Może pojawi się jakiś sensowny program darmowy, albo w symbolicznej cenie. Krajowa Administracja Skarbowa nie wiedzieć czemu reklamuje jeden komercyjny program e-fakturownia.pl Sprawdziliśmy. Moduł bezpłatny do faktur jest jak pączek bez nadzienia z różą: BEZNADZIEJNY. Zdecydowaliśmy się przetestować rządowy, bezpłatny program (ma działać też na telefony, co może być zaletą, gdyż faktur w ksef się nie drukuje. Faktury idą od razu do skarbówki i na konto kontrahenta w ksef), czyli aplikację e-mikrofirma. (e-mikrofirma.gov.pl). Udało się w nim założyć konto i zalogować. Ale dlaczego program raz pozwala na logowanie aplikacją Mobywatel (co działa szybciej) a innym razem nie, trzeba przez swój bank z wielokrotnym uwierzytelnianiem? Nie wiemy. Firma musi sobie wygenerować certyfikat kwalifikowany i token. Poszło łatwo, ściągnęliśmy oba pliki na komputer. KSEF ostrzega, żeby ich strzec jak oka w głowie, bo ich przejęcie to szansa dla oszustów i złodziei. Wejdą na naszą księgowość, ukradną, narobią bałaganu. Ok. Ale do czego ten certyfikat? Tego już KSEF nie wyjaśnia. Więc dalsze szukanie po internecie, po portalach. Pomaga Chat TGP, nie Ministerstwo Finansów czy KAS. Dowiadujemy się, iż certyfikat umożliwi połączenie zewnętrznego programu z KSEF, ale (chyba) dopiero od 1 lutego 2026. Do czego „token” dalej nie wiemy. W teorii do tego samego, ale jakaś różnica być musi. Jaka? To na razie czarna materia niewiedzy. Skoro już mamy konto w darmowej e-mikrofirma do wystawiania i odbierania faktur z KSEF to próbujemy to zrobić. Takie faktury można wystawiać klientom już teraz, więc może spróbujemy?Nie da się powiązać firmy z KSEF nie naszej winy, tylko dlatego, iż od 26 stycznia do 31 stycznia KSEF nie działa. Przerwa teczniczka. To nie da się tego napisać w komunikacie? Pojawia się nowy komunikat: „twoje konto nie jest powiązane z ksef”. Nie jest? To po co je zakładaliśmy? Ok, żadna przeszkoda nas nie zniechęca. Klikamy „połącz z ksef”. Kilka minut autoryzacji, podpisywania przez bank dokumentów i… zawsze ten sam koniec: „Konto nie zostało powiązane z Krajowym Systemem e-faktur. Nie znaleziono uprawnień”. Jest choćby link do poradnika, który jak się domyślanie, jest kompletnie nieprzydatny. Wszystko robimy dokładnie tak jak opisuje instrukcja. Trzeba po prostu klikać i potwierdzać co każą. Przeglądanie publikacji kieruje nas to wniosku, iż to nie problem w nas, tylko… w KSEF. Od 26 stycznia system ma przerwę techniczną. Kto nie powiązał konta firmy w e-mikrofirma do 25 stycznia (wtedy czekaliśmy aż Urząd Skarbowy potwierdzi nasze uprawnienia po złożeniu ZAF-FA) można się domyśleć, iż będzie mógł to zrobić od 1. lutego. Przez kilka dni KSEF po prostu nie działa. Ale zanim to załapaliśmy, była chwila irytacji: co robimy źle, skoro Krajowa Administracja Skarbowa uważa, iż to takie proste? Rozwiązaniem pewnie byłoby zmodyfikowanie komunikatu, np. na taki: „Przerwa Techniczka. Powiązanie konta z KSEF chwilowo niemożliwe”. A już szczytem precyzji byłoby: Trwa przerwa techniczna systemu e-faktur od 26.01- 31.01.2026. Prosimy ponowić próbę 1 lutego.” Wszystkiego co istotne w sprawie wdrożenia KSEF w małej firmie, jak ten system działa, a kto się tym nie musi wcale interesowa, dowiedziałem się nie z poradników Krajowej Administracji Skarbowej tylko z innych źródeł. Kilka mniej lub bardziej oczywistych prawd objawionych:-KSEF nie dotyczy konsumentów. Ci dostaną dalej paragon, lub fakturę w formie elektronicznej (np. mailem) lub wydruk-paragony z nip do 450 zostają. KSEF ich nie likwiduje, ani nie obejmuje-faktury z zagranicy i wysyłane do kontrahentów za granicę to faktury „poza ksef” i są ok. Kilka państw UE ma podobne systemy, ale system obejmujący całą UE pojawi się po 2030 roku-choć firmy duże mają obowiązek wystawiać faktury w ksef od 1 lutego 2026, a małe od 1.04.26 do końca 2026 mogą w zasadzie tego nie robić, praktycznie bez żadnych konsekwencji. Można wystawiać faktury w ksef i poza nim, ale od 1 stycznia 2027 będzie to już srogo karane. -w każdej firmie, choćby najmniejszej, lepiej stopniowo uruchomić sobie ten ksef, najlepiej przez e-mikrofirma, żeby mieć dostęp do faktur które wyślą nam kontrahenci. Nie mamy wpływu na to, jak firma wystawi nam fakturę, wystawiane ich w ksef to forma podstawowa a tylko od woli firmy zależy, czy dodatkowo podgląd faktury dostaniemy mailem lub wydruk. A więc: witamy w KSEF!