Skrzynki pocztowe odchodzą w zapomnienie. Nowe zasady doręczeń już obowiązują

Usługa ponownego doręczenia pozwala odebrać przesyłkę bez konieczności osobistego stawienia się w urzędzie pocztowym. Dla wielu osób to realne ułatwienie, zwłaszcza w kontekście nadchodzących zmian w systemie doręczania korespondencji urzędowej. Już od przyszłego roku pisma z instytucji publicznych będą trafiać wyłącznie w formie elektronicznej do osób posiadających adres do doręczeń cyfrowych.

e-Doręczenia coraz popularniejsze. Liczby mówią same za siebie

System e-Doręczeń dynamicznie się rozwija, co potwierdzają dane liczbowe. w tej chwili funkcjonuje już ponad 2 miliony skrzynek odbiorczych, z czego aż 75 procent zostało założonych w samym 2025 roku. To wyraźny sygnał, iż Polacy coraz chętniej korzystają z cyfrowych form kontaktu z administracją.

Do tej pory w systemie nadano łącznie 38,7 mln przesyłek, w tym:

• 12 mln cyfrowych listów poleconych,

• 26,7 mln przesyłek hybrydowych, które najpierw powstają w wersji elektronicznej, a następnie są drukowane i doręczane w tradycyjny sposób.

Zdecydowana większość korespondencji – ponad 35,6 mln przesyłek, czyli 92 procent – trafiła do adresatów w 2025 roku. Z tej liczby 11,9 mln stanowiły przesyłki całkowicie cyfrowe. To skala wcześniej niespotykana w polskiej administracji publicznej.

Doręczenie na życzenie. Jak działa i ile kosztuje?

Jeśli adresat nie zastanie listonosza i otrzyma awizo, przez cały czas może skorzystać z usługi „Doręczenie na życzenie”. Polega ona na ponownym dostarczeniu przesyłki pod wskazany adres. Koszt takiej usługi wynosi 4,50 zł.

Zamówienia można dokonać na trzy sposoby:

• poprzez formularz elektroniczny,

• telefonicznie w placówce pocztowej,

• przekazując odpowiedni druk listonoszowi przy kolejnej wizycie.

Odbiorca ma również możliwość wyboru preferowanego przedziału czasowego doręczenia:

• od 9:00 do 13:00,

• od 13:00 do 15:00,

• od 15:00 do 19:00.

Warto jednak pamiętać, iż dostępność konkretnych godzin zależy od organizacji pracy danej placówki i nie zawsze wszystkie opcje są możliwe.

Rewolucja od 2026 roku. Koniec papierowego awizo z urzędu

Od 1 stycznia 2026 roku nastąpiła istotna zmiana w doręczaniu korespondencji urzędowej. Listonosze przestali zostawiać tradycyjne papierowe awiza w przypadku pism z instytucji publicznych. Osoby posiadające adres do doręczeń elektronicznych otrzymują całą korespondencję wyłącznie w formie cyfrowej.

To oznacza, iż regularne sprawdzanie skrzynki e-Doręczeń stanie się obowiązkiem. W przeciwnym razie pismo może zostać uznane za doręczone, choćby jeżeli adresat faktycznie się z nim nie zapoznał. Dla wielu osób możliwość zamówienia ponownego doręczenia listu jest więc jednym z ostatnich elementów tradycyjnego systemu, zanim cyfryzacja przejmie pełną kontrolę.

Nie każdą przesyłkę da się doręczyć ponownie

Usługa ponownego doręczenia nie obejmuje wszystkich typów korespondencji. Wyłączone są z niej przesyłki o szczególnym znaczeniu prawnym. Listonosz nie dostarczy ponownie pism pochodzących m.in. od:

• sądów,

• prokuratur,

• komorników sądowych,

• organów ścigania.

W takich przypadkach konieczny jest osobisty odbiór w placówce pocztowej, po okazaniu dokumentu tożsamości i złożeniu podpisu.

e-Polecony – cyfrowa opcja dla klientów prywatnych

Poza systemem e-Doręczeń działa także usługa e-Polecony, przeznaczona do cyfrowej wymiany listów poleconych między podmiotami prywatnymi, np. firmami a osobami fizycznymi. W tym przypadku nie uczestniczą instytucje publiczne.

Różnice między usługami są wyraźne:

• e-Doręczenia są bezpłatne dla obywatela, ale zawsze dotyczą kontaktu z urzędem,

• e-Polecony jest usługą płatną i funkcjonuje wyłącznie w relacjach niepublicznych.

Dlaczego ponowne doręczenie wciąż ma znaczenie?

W okresie przejściowym, gdy cyfrowe systemy przejmują obsługę korespondencji urzędowej, możliwość zamówienia drugiego doręczenia przez cały czas pozostaje praktycznym rozwiązaniem. Szczególnie dla osób, które nie korzystają jeszcze z narzędzi elektronicznych lub wolą tradycyjną formę odbioru.

Dodatkowa opłata za ponowną wizytę listonosza bywa dla wielu realnym ułatwieniem codziennych spraw, a czasem jedyną alternatywą wobec konieczności osobistej wizyty w placówce pocztowej.