Skarbówka zyska potężne narzędzie. Masowe kontrole firm w Polsce

Wystawiasz fakturę dla klienta i w tej samej sekundzie Ministerstwo Finansów ma ją w swojej bazie. Wie ile sprzedałeś, komu, za ile i na jakich warunkach. Algorytmy porównują twoje transakcje z tysiącami innych firm, szukając podejrzanych schematów. Nie musisz robić nic złego, żeby trafić na listę do weryfikacji. Wystarczy, iż coś wyda się systemowi nietypowe. To nie wizja przyszłości – to rzeczywistość, która zaczyna się za kilka miesięcy.

Fot. Warszawa w Pigułce

System, który nie śpi

Krajowy System e-Faktur, w uproszczeniu KSeF, rusza pierwszego lutego 2026 roku dla największych firm. Od pierwszego kwietnia obejmie wszystkich przedsiębiorców bez wyjątku – od jednoosobowych działalności po międzynarodowe korporacje. Każda faktura, którą wystawisz lub otrzymasz, musi przejść przez centralną bazę Ministerstwa Finansów. Nie ma znaczenia, czy sprzedajesz opony, projektujesz strony internetowe, czy prowadzisz restaurację. System dotyczy wszystkich.

Każdy dokument dostaje unikalny numer identyfikacyjny i Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To elektroniczny dowód, iż faktura faktycznie istnieje i została zarejestrowana. Kontrolerzy skarbowi zyskują natychmiastowy wgląd w realne transakcje zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Jak wyjaśnia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt.pl w rozmowie z portalem Money.pl, do tej pory urzędnicy musieli żądać faktur. W KSeF wszystkie dokumenty będą dostępne od razu, a weryfikacja i analiza między podmiotami staną się automatyczne.

Dane będą przechowywane przez dziesięć lat. System umożliwi analizę historii i powiązań gospodarczych między firmami w skali całej Polski. Algorytmy będą budować modele predykcyjne wykrywające podejrzane schematy rozliczeń. To nie tylko rejestr – to narzędzie aktywnej analizy ryzyka, które wskazuje transakcje wymagające weryfikacji.

Co to oznacza dla ciebie

Jeśli prowadzisz firmę, przygotuj się na zmianę sposobu myślenia o dokumentacji. KSeF nie wybacza błędów ani opóźnień. Faktura wystawiona z datą sprzed tygodnia, a wprowadzona do systemu dzisiaj? System to widzi. Sprzedaż towaru po cenie znacznie niższej niż rynkowa? Algorytm to wyłapie. Seria transakcji z kontrahentem, który ma zadłużenia w urzędzie skarbowym? Twoje ryzyko kontroli właśnie wzrosło.

System przewiduje tryby awaryjne i możliwość pracy offline, gdy brakuje dostępu do internetu. Ale to nie oznacza, iż możesz spokojnie pominąć KSeF. Po ustaniu awarii masz obowiązek dostarczyć faktury w określonym terminie. jeżeli tego nie zrobisz, grożą ci kary finansowe. Juszczyk podkreśla, iż przedsiębiorcy muszą zadbać o infrastrukturę techniczną umożliwiającą bezproblemowe przesyłanie dokumentów.

Dla większości uczciwych firm zmiany mogą przynieść korzyści. Szybsze zwroty VAT, mniej biurokracji związanej z dostarczaniem dokumentów podczas kontroli, większe bezpieczeństwo w obrocie gospodarczym. jeżeli wszystko robisz zgodnie z przepisami, system to zauważy i zminimalizuje częstotliwość weryfikacji. Ale jeżeli cokolwiek budzi wątpliwości, możesz spodziewać się pytań znacznie szybciej niż dotychczas.

Rewolucja w kontrolowaniu przedsiębiorców

Krajowa Administracja Skarbowa w ubiegłym roku przeprowadziła pięćset jeden tysięcy czynności sprawdzających wobec podatników. To tryb weryfikacji mniej formalny niż klasyczna kontrola podatkowa, ale równie skuteczny. Ministerstwo Finansów nie ukrywa, iż stawia właśnie na tę formę działań. Dlaczego? Bo działa gwałtownie i skutecznie, jak informuje portal Money.pl.

Wpływy z dopłat podatków po przeprowadzonych czynnościach sprawdzających systematycznie rosną. W 2024 roku osiągnęły poziom sześciu i pół miliarda złotych, podczas gdy rok wcześniej wyniosły cztery i osiem miliarda złotych. Jednocześnie liczba pełnych kontroli podatkowych spada. W 2024 roku przeprowadzono ich niecałe dziesięć tysięcy, podczas gdy liczba czynności sprawdzających utrzymuje się na wysokim poziomie dwóch i czterech miliona rocznie.

To pokazuje zmianę strategii. Zamiast długich, kosztownych kontroli z wizytami w firmach, skarbówka preferuje zdalne weryfikacje oparte na analizie danych. Materiał dowodowy gromadzi się już na etapie uproszczonej procedury, a decyzje o dalszych krokach zapadają wcześniej. Średni czas trwania czynności sprawdzających w 2024 roku wyniósł ponad czterdzieści dni – dwa razy więcej niż dwa lata temu. W skrajnych przypadkach procedury trwały choćby tysiąc dziewięćdziesiąt trzy dni.

Jak działa maszyneria weryfikacji

Organy urzędów skarbowych typują podatników do kontroli na podstawie analizy ryzyka. Wykorzystują systemy informatyczne, w tym STIR – System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej umożliwiający kontrolę przepływów na kontach bankowych. Analizują dane z jednolitych plików kontrolnych, deklaracji podatkowych, baz KRS i CEIDG, a także informacje sygnalne od innych instytucji. W zależności od skali nieprawidłowości uruchamiane są różne tryby: od czynności sprawdzających po kontrole celno-skarbowe.

KSeF doda do tego arsenału nowe, potężne narzędzie. Juszczyk podkreśla, iż skarbówka będzie mogła ocenić poprawność rozliczeń, zanim jeszcze skontaktuje się z podatnikiem. W praktyce wiele postępowań będzie można przeprowadzać zdalnie, bez konieczności wizyty urzędnika w firmie. System buduje też analitykę predykcyjną – modele wykrywające podejrzane schematy rozliczeń.

Praktyczne scenariusze problemów

Wyobraź sobie, iż prowadzisz firmę budowlaną i wystawiasz fakturę dla podwykonawcy na trzydzieści tysięcy złotych. Algorytm porównuje tę kwotę z rynkowymi stawkami za podobne usługi w twoim regionie. jeżeli twoja cena jest znacząco niższa, system oznacza transakcję jako podejrzaną. Może to być uczciwa umowa z dobrym kontrahentem, ale dla algorytmu wygląda jak próba zaniżenia podstawy opodatkowania.

Albo prowadzisz sklep internetowy i masz sezonowe wzrosty sprzedaży. W grudniu fakturujesz trzy razy więcej niż w lutym. To normalne w handlu, ale system może to zinterpretować jako anomalię wymagającą sprawdzenia. Dostaniesz wezwanie do wyjaśnienia przyczyn wzrostu obrotów. Musisz udowodnić, iż to efekt świątecznych zakupów, a nie ukrywanie przychodów w innych miesiącach.

Jeszcze inna sytuacja: dostajesz fakturę od kontrahenta, który ma zaległości w urzędzie skarbowym. Ty o tym nie wiesz, bo nie masz obowiązku sprawdzania statusu podatkowego każdego dostawcy. Ale system widzi powiązanie i automatycznie podnosi twoje ryzyko kontroli. W następnej weryfikacji urzędnicy szczególnie dokładnie sprawdzą wszystkie twoje rozliczenia z tym podmiotem.

Jak przetrwać nową rzeczywistość

Zadbaj o porządek w dokumentacji już teraz. KSeF wymaga precyzji i terminowości. Opóźnienia w wystawianiu faktur, błędy w numeracji, niespójności między fakturami sprzedaży a zakupu – wszystko to będzie widoczne jak na dłoni. Zainwestuj w dobre oprogramowanie księgowe zintegrowane z KSeF lub upewnij się, iż twój obecny system otrzyma odpowiednią aktualizację.

Jeśli coś w twoich rozliczeniach może wyglądać podejrzanie, przygotuj dokumentację wyjaśniającą. Sezonowość sprzedaży? Zachowaj analizy rynku potwierdzające ten schemat. Niestandardowe ceny dla stałych klientów? Spisz umowy ramowe określające warunki współpracy. Nietypowe transakcje? Sporządź notatki służbowe wyjaśniające ich charakter.

Według eksperta przytoczonego przez Money.pl, KSeF stanie się jednym z filarów nowoczesnej, cyfrowej administracji podatkowej. Ułatwi typowanie firm do kontroli, ograniczy przypadkowość działań urzędów i pozwoli skoncentrować się na faktycznych nieprawidłowościach. Dla uczciwych przedsiębiorców to szansa na mniej formalności i większe bezpieczeństwo obrotu. Ale dla tych, którzy dotychczas grali na granicy przepisów, nadchodzi trudny okres. System nie odpuszcza, nie ma złych dni i nie popełnia błędów wynikających z ludzkiego zmęczenia. To nowa era kontroli podatkowych, gdzie technologia jest głównym narzędziem fiskusa.