Nowy obowiązek wejdzie w życie. Urząd skarbowy będzie wiedział o Tobie wszystko

Nowy obowiązek e-fakturowania ma dwa oblicza. Z jednej strony ma pomóc przedsiębiorcom – przyspieszyć dostęp do dokumentów i uprościć formalności. Z drugiej strony, system stanie się potężnym narzędziem kontroli. Skarbówka będzie miała zdalny dostęp do każdej wystawionej faktury, także tej wystawianej osobom, które nie są przedsiębiorcami. Cel? Ograniczenie wyłudzeń i zmniejszenie luki VAT.

Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce

Przepływ danych w czasie rzeczywistym pozwoli fiskusowi znacznie szybciej analizować przepływy finansowe między firmami i wychwytywać ewentualne nieprawidłowości. W założeniu ma to zwiększyć transparentność systemu podatkowego, ale dla wielu przedsiębiorców oznacza to również znacznie większą odpowiedzialność i potrzebę dostosowania systemów księgowych do nowych wymogów.

Dziś dobrowolne, od 2026 obowiązkowe

Obecnie przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To się jednak zmieni. Od lutego 2026 roku obowiązek obejmie największe firmy. Od kwietnia – wszystkie pozostałe. Mikroprzedsiębiorcy z obrotem poniżej 10 tys. zł miesięcznie zyskają czas do końca 2026 roku.

Rząd uzasadnia wprowadzenie obowiązku stopniowym podejściem, które ma pozwolić na płynne przejście firm do nowego modelu. To także czas, w którym administracja skarbowa zyskuje możliwość testowania wydolności systemu i eliminowania ewentualnych błędów zanim system obejmie wszystkich podatników.

Koniec faktur papierowych i PDF-ów

Dziś faktury trafiają do kontrahentów mailem, w papierze lub przez platformy sprzedażowe. W nowym systemie przedsiębiorca będzie musiał wystawić dokument przez urzędowy KSeF. Kontrahent pobierze go również z tego systemu. Cały proces będzie śledzony elektronicznie.

Tym samym zakończy się era dowolności w sposobie dokumentowania sprzedaży. Wszelkie faktury będą musiały przejść przez centralny system, co ograniczy możliwość wystawiania ich „z pominięciem” lub wstecznie. To oznacza pełną kontrolę nie tylko nad datą wystawienia dokumentu, ale i jego treścią oraz momentem udostępnienia kontrahentowi.

Uwaga na błędy – kary będą surowe

Tomasz Spłuszka z OpenText ostrzega, iż każdy błąd może słono kosztować. System nie sprawdzi, czy kwoty na fakturze są poprawne. Ale wykryje brak dokumentu. Za nieprawidłowość przedsiębiorcy grozi kara: 100% podatku z faktury lub 18,7% jej wartości – informuje money.pl.

Eksperci obawiają się, iż KSeF może stać się „maszynką do zarabiania” dla skarbówki. Kary mają dotyczyć tych, którzy wystawiają faktury – nie tych, którzy zaniżają dochody. W 2026 roku Ministerstwo Finansów zapowiedziało okres ochronny. Nie będzie kar za brak faktury w systemie. To czas na testy i wdrożenie. Ale potem – zero taryfy ulgowej.

Problemem może być nie tyle sam obowiązek wystawiania faktur w systemie, co skomplikowany proces integracji i automatyzacji księgowości. Małe błędy techniczne, pomyłki przy integracji lub błędnie wygenerowane dokumenty będą skutkować dotkliwymi sankcjami, których uniknięcie może wymagać znacznych nakładów na obsługę IT i doradztwo podatkowe.

Małe firmy dostaną więcej czasu

Piotr Juszczyk z inFakt ocenia, iż przesunięcie obowiązku dla najmniejszych firm to dobre posunięcie. – Wiele z nich nie będzie wystawiać e-faktur, ale będą je otrzymywać. Muszą więc przygotować się do odbioru dokumentów przez system – podkreśla w rozmowie z money.pl. Badanie inFakt z końca 2024 roku pokazuje, iż tylko 42% przedsiębiorców słyszało o KSeF, a zaledwie 11% cokolwiek wdrożyło.

Problemem może być chaos organizacyjny. Część faktur trafi przez KSeF, część tradycyjnie. – Może to utrudnić codzienną pracę – ocenia Juszczyk. Choć KSeF umożliwi generowanie wizualizacji faktur, pozostaje pytanie praktyczne: co z zakupami „na już”? – Czy klient na stacji benzynowej będzie czekał, aż system nada numer? – zastanawia się doradca podatkowy. Dlatego wielu przedsiębiorców może dobrowolnie wejść w system wcześniej, by uniknąć stresu w dniu obowiązkowego startu.

Wiele firm, zwłaszcza z sektora MSP, będzie musiało dostosować nie tylko systemy, ale także procedury obiegu dokumentów i wewnętrzne polityki. Część z nich może też potrzebować szkoleń dla personelu. To oznacza realne koszty i inwestycje, których wielu właścicieli nie uwzględniało wcześniej w swoich planach budżetowych.

Eksperci apelują: nie czekajcie do ostatniej chwili

Eksperci zgodnie apelują: warto przygotować się wcześniej. Testy, szkolenia, dostosowanie systemów księgowych – to wszystko może zająć miesiące. Czasu jest coraz mniej.

Nie warto odkładać wdrożenia systemu na ostatnią chwilę. Im wcześniej przedsiębiorca przetestuje działanie KSeF w praktyce, tym większe szanse, iż uniknie przykrych niespodzianek w dniu wejścia obowiązku. Również kontrahenci będą preferować partnerów, którzy sprawnie operują w nowym środowisku.

Zmiana może wydawać się trudna, ale to kierunek nieunikniony – cyfryzacja systemu podatkowego w Europie postępuje, a Polska podąża tym samym torem. Lepsze przygotowanie to nie tylko ochrona przed karami, ale też realna szansa na zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa operacyjnego firmy.