🔸 KSeF 2026: daty, tryby, płatności i plan wdrożenia bez chaosu

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla większych” przedsiębiorstw (wartość sprzedaży za 2024 r. powyżej 200 mln zł brutto), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Dodatkowo, najmniejsi „wykluczeni cyfrowo” (transakcje do 450 zł i łącznie do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie) zostali objęci odroczeniem do 1 stycznia 2027 r.

To ramy, do których trzeba dopasować szkolenia, rozpocząć testy i dopracowanie procesów.

FA(3) i KSeF 2.0

Od 1 lutego 2026 r. jedyną prawidłową strukturą dla e-faktur będzie FA(3). Równolegle startuje KSeF 2.0 wraz z odświeżonym API – co oznacza konieczność weryfikacji mapowań pól, walidacji i obsługi komunikatów zwrotnych już na środowiskach testowych. Brak zgodności schemy to najprostsza droga do zwrotów dokumentów i spiętrzonych korekt.

Numer KSeF w tytule przelewu – kiedy staje się wymogiem

Nowe przepisy wprowadzają obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach (także przy MPP), ale z przesuniętym stosowaniem. Zgodnie z oficjalnym Q&A Ministerstwa Finansów, wymóg będzie dotyczył płatności dokonanych od 1 sierpnia 2026 r. – pierwsze półrocze 2026 warto wykorzystać na pilotaż szablonów i reguł automatycznego matchingu w ERP/FK.

Rok 2026 jako okres przejściowy

Resort finansów zapowiedział „miękkie lądowanie”: do końca 2026 r. utrzymane będzie m.in. wsparcie i edukacja zamiast sankcji na starcie oraz możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących (np. paragon z NIP) – co ułatwi detalistom płynne przejście. To bufor na stabilizację integracji, a nie pretekst do zwłoki.

Tryby: online, offline24 i awaria

W KSeF funkcjonuje tryb online (standard), tryb offline oraz offline24. Ten ostatni to dobrowolne wystawienie faktury poza KSeF z obowiązkiem dosłania jej do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Odmiennie traktowana jest awaria KSeF potwierdzona komunikatem – wtedy na dosłanie dokumentów przysługuje do 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Różnice trzeba odzwierciedlić w procedurach (SOP), rejestrach i odpowiedzialnościach.

Błędy i korekty: w KSeF nie ma „anulowania”

KSeF przyjmie choćby błędnie wystawioną e-fakturę; nie przewiduje się jej anulowania. Naprawa następuje przez fakturę korygującą (od formalnej po ilościowo-cenową). To kolejny powód, by dołożyć walidacje u źródła (kartoteki kontrahentów, stawki, adresy, NIP).

Gotowość do odbioru – dla kogo wcześniejszy obowiązek wystawiania faktur w KSeF

Od 1 lutego 2026 r. duzi podatnicy będą wystawiać wyłącznie w KSeF i oczekiwać odbioru tą drogą. jeżeli Twoja firma wchodzi dopiero w kwietniu, odbiór e-faktur i ich dekretacja powinny działać już w lutym–marcu, inaczej ryzykujesz spowolnienie akceptacji i płatności w łańcuchu dostaw.

30–60–90: plan wdrożenia na trzy sprinty

• Dni 1–30: inwentaryzacja źródeł faktur (sprzedaż, zaliczki, korekty), przegląd kartotek (NIP, adresy, warunki), decyzja „jak” integrować (API/connector), szkic SOP dla offline24 i awarii.
• Dni 31–60: konfiguracja FA(3) w ERP, testy end-to-end (w tym zwroty i korekty), pilotaż z 2–3 kluczowymi kontrahentami, dashboard statusów (wysłano/odebrano/doręczono).
• Dni 61–90: reguły matchingu płatności po numerze KSeF, szablony przelewów (w tym MPP), monitoring jakości (alerty SLA na „utknięte” dokumenty), szkolenia użytkowników.

Podział odpowiedzialności: CFO – Księgowość – IT – Operacje

• CFO: zatwierdza KPI (odsetek zwrotów, czas doręczenia, udział automatycznie zmatchowanych płatności) i wymaga raportu tygodniowego.
• Księgowość: „higiena danych” i reguły korekt, procedury odbioru/dekretacji, kontrola wyjątków.
• IT: integracja KSeF 2.0/FA(3), logi i alerty, obsługa kolejek oraz retry’ów, wdrożenie SOP.
• Operacje/Sprzedaż: dopasowanie momentów akceptacji do „chwili nadania numeru KSeF”, standard wymiany danych z kluczowymi kontrahentami.

Dobre praktyki na start

• Włącz blokady B2B bez NIP,
• pamiętaj o ujednoliceniu nazw,adresów i warunków płatności,
• używaj słowników VAT; stosuj pre-walidacje schemy przed wysyłką do KSeF,
• zdefiniuj „STOP-klauzulę” (co robimy, gdy status nie przechodzi do doręczenia),
• mierz tygodniowo: % zwrotów, medianę czasu nadania numeru, liczbę przypadków offline/awaria i odsetek płatności zmatchowanych automatycznie.

Podsumowanie

Plan jest jasny:

• dwie fale (luty/kwiecień 2026),
• odroczenie dla najmniejszych (1.01.2027),
• FA(3) jako jedyny wzór i obowiązkowe podawanie numeru KSeF w przelewach od 1.08.2026.

Przewagę zyskują firmy, które już teraz łączą porządek w danych, gotowość do odbioru, testy schematu FA(3) i pilotaż uzgadniania płatności. Dzięki temu wejście w KSeF będzie zmianą kontrolowaną, a nie serią korekt i problemów z przepływem gotówki. Poznaj bliżej temat KSeF na stronie https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/.