Jak poprawić bezpieczeństwo w miejscu pracy? 9 kluczowych elementów

Przygotowanie pracowników na potencjalne i rzeczywiste zagrożenia jest najważniejsze dla zapewnienia bezpieczeństwa pracy i minimalizacji negatywnych skutków takich zdarzeń. Choć zapobieganie sytuacjom takim jak ataki terrorystyczne, katastrofy naturalne czy awarie techniczne, leży przede wszystkim w gestii odpowiednich służb i organów, to adekwatne postępowanie w trakcie i po ich wystąpieniu spoczywa już na barkach każdego z nas. W tym kontekście, odpowiednie szkolenia, symulacje i wdrożone procedury postępowania odgrywają niezwykle istotną rolę.

Większość osób przechodziła lub co najmniej słyszała o obowiązkowych szkoleniach wstępnych i okresowych z bezpieczeństwa i higieny praca. To obszar, który przez ustawodawcę został bardzo dokładnie doprecyzowany w zakresie formy, czasu i terminu przeprowadzenia szkolenia, zasad określania ryzyka zawodowego i działań z tym związanych, podmiotów odpowiedzialnych i osób uczestniczących, programu szkolenia i jego cykliczności czy sankcji za naruszenie przepisów lub zasad bhp ze strony pracownika oraz za zaniedbanie obowiązku bhp ze strony pracodawcy. Ustawodawca narzucił obowiązek posiadania przez pracodawcę nie tylko samych procedur dostosowanych do wymagań prawnych i prowadzonej działalności, ale także sporządzania niezbędnej dokumentacji bieżącej oraz realizacji odpowiednich szkoleń przekazujących wiedzę ogólną i szczególną, tj. na danym stanowisku pracy oraz przypominających i aktualizujących pracownikom zdobyte wcześniej informacje. Obszar ten posiada również powołany do pełnienia funkcji nadzorczej i kontrolnej organ w postaci Państwowej Inspekcji Pracy.

Jest to zatem jeden z nielicznych, jak nie jedyny, tak dobrze uregulowanych, wystandaryzowany i funkcjonujący obszar w zakresie przygotowania pracownika na ewentualne zagrożenia, które mogą się wydarzyć w zakładzie pracy i na zajmowanym przez pracownika stanowisku. Pozostałe zagrożenia dla pracowników, nie są uregulowane w cale lub są uregulowane szczątkowo w rozrzuconych przepisach prawa czy wytycznych regulatorów sprawujących nadzór i kontrolę nad danym rynkiem. Nawet, o ile odwołamy się do przepisów dotyczących infrastruktury krytycznej czy obiektów podlegających obowiązkowej ochronie, a także przepisów o ochronie przeciwpożarowej, to nie otrzymamy jednego spójnego i wystandaryzowanego systemu zarządzania zagrożeniami dla pracowników, jak to ma miejsce w przypadku bezpieczeństwa i higieny pracy. Oczywiście, nie możemy zapominać o nowych przepisach dotyczących ochrony ludności i obrony cywilnej, które zaczęły obowiązywać od stycznia 2025 roku wraz z wprowadzanymi później przepisami wykonawczymi. Dzisiaj nie jesteśmy w stanie ocenić skuteczności wprowadzonych rozwiązań, ale na pewno standaryzują one cały obszar i dają nadzieję na osiągnięcie przyjętych założeń. Niemniej, przepisy te dotyczą szerszego zakresu zagadnienia, a my w tym artykule skupiamy się na kwestii postepowania pracowników w sytuacji ewentualnego zagrożenia.

Znaczenie etapów zarządzania kryzysowego

Zgodnie z przyjętym cyklem czteroetapowego zarządzania kryzysowego, dwa pierwsze etapy, tj. zapobieganie i przygotowanie stanowią 85,9% wszystkich podejmowanych działań przez organizację, a tylko 14,1% stanowią działania podejmowane w ramach etapów reagowania i odbudowy. Oznacza to, iż fundamentem skutecznego zarządzania sytuacją zagrażającą życiu i zdrowiu pracowników, jest ich przygotowanie na ewentualne zagrożenia występujące lub mogące wystąpić w danym środowisku pracy. Istotą jest zatem, aby przeprowadzić analizę ryzyka, zidentyfikować potencjalne zagrożenia dla danego miejsca pracy, opracować i wdrożyć procedury a następnie zweryfikować je w praktyce poprzez przeprowadzenie szkoleń z pracownikami. Nie osiągniemy jednak zamierzonego efektu, o ile wśród pracowników nie zbudujemy świadomości społecznej dotyczącej zagrożeń, nie podniesiemy ich wiedzy i umiejętności radzenia sobie w sytuacji zagrożenia, a przede wszystkim nie przekonamy ich do tego, iż warto takie działania podejmować dla dobra ich i ogółu. choćby najbardziej precyzyjnie napisane procedury i instrukcje na nic się zdadzą, jeżeli pracownicy nie będą chcieli lub potrafili ich zastosować w praktyce.

Budowanie świadomości i zaangażowanie jako klucz do odniesienia sukcesu

Istnieje wiele przyczyn, dla których pracownicy mogą mieć problem z wdrożeniem w życie istniejących procedur. Do najczęściej definiowanych powodów należą m.in.:

• brak zrozumienia, procedury są zbyt skomplikowane lub niejasne, pracownicy mogą mieć trudności z ich zapamiętaniem i wdrożeniem, zwłaszcza przy zmieniających się okolicznościach,
• brak komunikacji, pracownicy nie rozumieją, dlaczego procedury są tak ważne i jak wpływają na bezpieczeństwo w miejscu pracy, co powoduje poczucie ich zbędności i komplikowania życia,
• brak praktyki, pracownicy potrzebują szkoleń i ćwiczeń, aby utrwalić wiedzę i umiejętności, gdyż pod presją czasu mogą mieć problem z przypomnieniem sobie przepisów i ich adekwatnego zastosowania,
• brak motywacji, pracownicy mogą niechętnie patrzeć na konieczność zmiany swoich dotychczasowych nawyków, zwłaszcza w przypadku braku przykładu ze strony wyższej kadry kierowniczej,
• brak aktualizacji, pracownicy widzą, iż procedury nie są weryfikowane na bieżąco, w efekcie czego zawierają niedokładne lub nieaktualne dane czy informacje, co zniechęca ich do angażowania się i stosowania przepisów w praktyce.

Tym samym, przechodzimy do najważniejszej kwestii przygotowywania pracowników do ewentualnych zagrożeń, a mianowicie zaangażowania wyższej kadry kierowniczej (np. Prezesi, Członkowie Zarządu, Dyrektorzy) i dedykowanych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa (np. działy HR, PR, komunikacji i marketingu, prawne). Kluczowym elementem odniesienia sukcesu jest bowiem włączenie do procesu jak największej grupy osób, zarówno z różnych obszarów, jak i szczebli organizacji. Tylko w ten sposób dotrzemy do wszystkich pracowników i przekonamy ich, iż inwestowanie w swoje bezpieczeństwo w miejscu pracy ma sens. Im lepiej zostaną przygotowani i zmotywowani pracownicy, tym lepiej firma poradzi sobie z zagrożeniem i zminimalizuje jego negatywne skutki.

Poszczególne elementy przygotowania pracowników na zagrożenia
Znając już główne problemy i wyzwania stojące przed nami przy przygotowaniu pracowników na rzeczywiste i potencjalne zagrożenia w miejscu pracy, możemy przedstawić niezbędne elementy w celu osiągniecia sukcesu. Należy do nich:

• przeprowadzona dokładna analiza zagrożeń i skutków ich wystąpienia na bezpieczeństwo przedsiębiorstwa, w tym pracowników,
• stworzenie procedur adekwatnych i adekwatnych do zidentyfikowanych zagrożeń, które charakteryzować się będą jasnym i zrozumiałym językiem, dostępnością w przypadku zagrożenia czy regularnymi aktualizacjami,
• regularne szkolenia dostosowane do zdefiniowanych zagrożeń w miejscu pracy, prowadzone w formie zajęć praktycznych w postaci realistycznych symulacji, gier decyzyjnych, warsztatów czy testów, z dokładną analizą wyników zajęć, w tym opisaniem rekomendacji i zaleceń w celu doskonalenia procedur i reakcji pracowników,
• stałe podnoszenie świadomości i kultury bezpieczeństwa wśród pracowników poprzez różnego rodzaju akcje promujące akceptowalne zachowania czy ostrzegające przez określonymi zagrożeniami,
• inne elementy takie, jak:

Podsumowanie
Przygotowanie pracowników na sytuacje zagrożenia to inwestycja w bezpieczeństwo, które na pewno się zwróci. Ważne jest, aby pracownicy byli świadomi potencjalnych zagrożeń, znali procedury postępowania w sytuacjach ich wystąpienia oraz potrafili skutecznie reagować, chroniąc siebie i innych. Tylko w ten sposób możemy stworzyć bezpieczne i odporne miejsce pracy, w którym wszyscy czujemy się pewnie i jesteśmy przygotowani na każdą sytuację. o ile chcesz dowiedzieć się więcej w powyższej tematyce, poznać potencjalne zagrożenia i zaznajomić się z metodami obrony przed nimi w formie praktycznych ćwiczeń i symulacji, nauczyć się opracowywać niezbędną dokumentację w tym zakresie, zachęcamy do wzięcia udziału w naszych szkoleniach.

Bibliografia

1. J. Stelmach, Reagowanie na zamachy. Dobre praktyki i rekomendacje, Difin, Warszawa 2021
2. J. Stelmach, Zamachy terrorystyczne. Istota i koncepcja reagowania, Difin, Warszawa 2023
3. https://www.gov.pl/